個人情報保護方針 | 株式会社ランドトラスト

制定年月日　2020年1月1日
最終改正年月日　2022年11月17日
株式会社ランドトラスト
代表取締役小守　智

当社は、当社が取り扱う全ての個人情報の保護について、社会的使命を十分に認識し、本人の権利の保護、個人情報に関する法規制等を遵守します。
また、以下に示す方針を具現化するための個人情報保護マネジメントシステムを構築し、最新のＩＴ技術の動向、社会的要請の変化、経営環境の変動等を常に認識しながら、その継続的改善に、全社を挙げて取り組むことをここに宣言します。

a. 個人情報は、ランドマスター事業、プロパティマネジメント事業、マンスリーマンション事業、プリンシパルインベストメント事業業務における当社の正当な事業遂行上並びに従業員の雇用、人事管理上必要な範囲に限定して、取得・利用及び提供をし、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱い（目的外利用）を行いません。また、目的外利用を行わないための措置を講じます。
b. 個人情報保護に関する法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守致します。
c. 個人情報の漏えい、滅失、き損などのリスクに対しては、合理的な安全対策を講じて防止すべく事業の実情に合致した経営資源を注入し個人情報セキュリティ体制を継続的に向上させます。また、個人情報保護上、問題があると判断された場合には速やかに是正措置を講じます。
d. 個人情報取扱いに関する苦情及び相談に対しては、迅速かつ誠実に、適切な対応をさせていただきます。
e. 個人情報保護マネジメントシステムは、当社を取り巻く環境の変化を踏まえ、適時・適切に見直してその改善を継続的に推進します。

以上

【お問合せ窓口】

個人情報保護方針に関するお問合せにつきましては、下記窓口で受付けております。

株式会社ランドトラスト　個人情報問合せ窓口
〒261-7124 千葉県千葉市美浜区中瀬2-6-1ワールドビジネスガーデンマリブウエスト24階
TEL： 0570-008-081 FAX： 043-273-5992
メールアドレス： soumu@landtrust.co.jp
受付時間 10：00～18：00（水・日・祝日及び年末年始を除く）

個人情報に関する公表文

個人情報の取扱いについて

１．当社が保有するお客様情報

(1) 賃貸物件の入居希望者様・入居者様・連帯保証人様・入居者ご親族様・同居者様・緊急連絡者様・管理やマスターリース若しくは媒介の委託を受けた不動産の所有者様その他権利者様、売買物件の購入希望者様・売却や購入の媒介の委託を受けた不動産の所有者様その他権利者様、当社運営マンスリーマンションの入居希望者様・入居者様・連帯保証人様・入居者ご親族様・同居人様・緊急連絡者様・法人担当者様、当社運営のレンタルボックス使用者様・保証人様

２．当社が取り扱うすべての個人情報の利用目的

(1) お客様情報

不動産のご紹介、入居申込みの結果等のご連絡、信用情報機関への信用照会、少額短期保険会社のご紹介、損害保険会社のご紹介、ライフラインに関する各種サービス提供会社、入居中の各種サービス提供会社のご紹介、賃貸借契約、使用貸借契約、連帯保証契約、管理委託契約、媒介契約、売買契約、業務委託契約、請負契約等の締結、履行および契約管理、契約後の管理・アフターサービス等の実施、アンケートの発送のため。
当社提携保証会社との保証委託契約締結のため。
当社及び当社提携先のサービスご案内(ダイレクトメール、電子メール、メールマガジン、FAXによる)のため。

(2) お取引先担当者様情報

発注内容確認のため
契約締結、契約に基づく通知、請求、支払業務、維持管理のため。

(3) 業務の受託に伴い、お客様からお預かりする個人情報

委託された当該業務を適切に遂行するため。

(4) 当社従業者情報

従業者の人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理のため。

(5) 当社への採用応募者情報

採用応募者への連絡と当社の採用業務管理のため。

(6) 特定個人情報(マイナンバー)

種別	利用目的
従業者	番号法に定められた利用目的のため
物件オーナー様	法定調書作成のため

３．個人情報の第三者への提供

当社は上記１．(1)お客様情報に関して、個人情報保護法23条2項の規定に基づき、オプトアウトによって第三者へ提供するために個人情報を利用する場合があります。その際は機密保持契約等、機密保持に必要な措置を講じております。

a. 第三者へ提供する目的

損害保険会社、少額短期保険会社及びこれらの代理店から保険募集のため。
賃貸借契約を目的とした入居者の審査のため。
請負契約締結のため。
入居中の各種サービス提供のため。
入居時に必要なライフライン情報を提供のため。
売買契約締結のため。
連帯保証契約締結のため。
賃貸借契約締結のため。
従業者の人事労務管理、業務管理、健康管理、セキュリティ管理のため。
保証会社との保証委託契約締結のため。
対象不動産の管理業者およびその所有者による対象不動産保全のため。

b. 提供する個人情報の項目

賃貸借契約期間、契約物件名、氏名、生年月日、性別、住所、電話番号、E-mailアドレス、国籍、勤務先名称、勤務先住所、勤務先電話番号、収入、家族構成、生活保護受給理由、金融機関情報

c. 提供の手段又は方法

パスワード設定されたPDF、Word又はExcelファイルの電子メール
FAX
郵送
宅配便

d.当該情報の提供を受ける者又は提供を受ける者の組織の種類、及び属性

お客様から委託を受けた事項についての契約の相手方となる者、その見込み者

不動産仲介業者

対象不動産について管理の必要がある場合における管理業者およびその所有者

登記簿等に関する司法書士、土地家屋調査士

金融機関

損保会社、信販会社、保証会社、引越業者、リフォーム業者等、住宅関連サービスなどを行う企業

信用情報機関

クレジット会社

広告の掲載業者、団体、流通指定機構

保有個人データ又は第三者提供記録に関する事項の周知

当社で保有している保有個人データ又は第三者提供記録に関して、ご本人様又はその代理人様からの利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加又は削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止の請求、第三者提供の記録（以下、「開示等の請求」といいます）につきましては、以下の要領にて対応させていただきます。

a. 事業者の名称

株式会社ランドトラスト

千葉県千葉市美浜区中瀬2-6-1ワールドビジネスガーデンマリブウエスト24階

代表取締役小守　智

b. 個人情報の保護管理者

管理者：企画管理部長
連絡先：0570-008-081

c. 全ての保有個人データの利用目的

上記「２.当社が取り扱うすべての個人情報の利用目的」（３）を除くものとする

d. 保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先

株式会社ランドトラスト　個人情報問合せ窓口
〒261-7124 千葉県千葉市美浜区中瀬2-6-1ワールドビジネスガーデンマリブウエスト24階
TEL： 0570-008-081 FAX： 043-273-5992
メールアドレス： soumu@landtrust.co.jp
受付時間 10：00～18：00（水・日・祝日及び年末年始を除く）

e. 認定個人情報保護団体

1. 一般財団法人　日本情報経済社会推進協会 (JIPDEC)

　　　　　認定個人情報保護団体事務局

　　　　　＜住所＞　〒106-0032

　　　　　東京都港区六本木一丁目9番9号　六本木ファーストビル内

　　　　　＜電話番号＞　03-5860-7565 / 0120-700-779

2. 一般社団法人日本情報システム・ユーザー協会（JUAS）

　　　　　認定個人情報保護団体事務局苦情相談室

　　　　　＜住所＞〒103-0012

　　　　　東京都中央区日本橋堀留町2-4-3 日本橋堀留町2丁目ビル8階

　　　　　＜電話番号＞ 03-3249-4104

f. 保有個人データ又は第三者提供記録の開示等の求めに応じる手続き

1. 開示等の求めの申し出先

開示等のお求めは、個人情報問合せ窓口にお申し出ください。
※電磁的手続きによる開示等をご希望の方は、その旨お申し出ください。
原則としてご希望に沿って対応させていただきます。

2. 開示等の求めに関するお手続き

①お申し出受付け後、当社からご利用いただく所定の請求書様式「保有個人データ開示等請求書」を郵送いたします。
②ご記入いただいた請求書、本人確認書類、代理人によるお求めの場合は代理人であることを確認する書類、手数料分の郵便為替（利用目的の通知並びに開示の請求の場合のみ）を上記個人情報問合せ窓口までご郵送ください。
③上記請求書を受領後、ご本人確認のため、当社に登録していただいている個人情報のうちご本人確認可能な2項目程度（例：電話番号と生年月日等）の情報をお問合せさせていただきます。
④回答は原則としてご本人に対して書面（封書郵送）にて行います。

3.本人によるお求めの場合、本人であることを確認する資料

開示等をお求めになる方が本人である場合は、以下のいずれか1点のコピーをご用意ください。

運転免許証
パスポート
健康保険の被保険者証
住民票
外国人登録証明書

4. 代理人によるお求めの場合、代理人であることを確認する資料

開示等をお求めになる方が代理人様である場合は、代理人である事を証明する資料及び代理人様ご自身を証明する資料を同封してください。各資料に含まれる本籍地情報は都道府県までとし、それ以降の情報は黒塗り等の処理をしてください。また各資料は個人番号を含まないものをお送りいただくか、全桁を墨塗り等の処理をしてください。

①代理人である事を証明する資料

＜開示等の求めをすることにつき本人が委任した代理人様の場合＞

本人の委任状（原本）

＜代理人様が未成年者の法定代理人の場合＞いずれかの写し

戸籍謄本
住民票（続柄の記載されたもの）
その他法定代理権の確認ができる公的書類

＜代理人様が成年被後見人の法定代理人の場合＞いずれかの写し
後見登記等に関する登記事項証明書
その他法定代理権の確認ができる公的書類

②代理人様ご自身を証明する資料

運転免許証
パスポート
健康保険の被保険者証
住民票
外国人登録証明書

5. 利用目的の通知または開示のお求めについての手数料

1回のお求めにつき1,100円(税込)

（紙面でのご請求の場合は、お送りいただく請求書等に郵便為替を同封していただきます。その他の方法でご請求いただく場合は、ご請求時にご相談させていただきます。）

ｇ）個人情報の取扱体制や講じている措置の内容

1）基本方針の策定

個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「質問及び苦情処理の窓口」等について「個人情報保護方針」を策定しています。

2）個人データの取扱いに係る規律の整備

取得、利用、保存、提供、削除・廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人情報保護規程を策定しています。

3）組織的安全管理措置

①個人データの取扱いに関する責任者を設置するとともに、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。

②個人データの取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。

4）人的安全管理措置

①個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施しています。

②個人データを含む秘密保持に関する誓約書の提出を全従業者から受けています。

5）物理的安全管理措置

①個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を講じています。

②個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を講じています。

6）技術的安全管理措置

①アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。

②個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

以上

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